Görev Tanımı ve Faaliyet Alanı

• Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,
• Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapmak,
• Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
• Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,
• Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak,
• Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
• Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
• Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,
• Çağrı Merkezine telefon ya da şahsen başvuranların şikâyet ve taleplerini kayda alarak ilgili birimlere iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına bildirmek,
• Belediye santraline gelen tüm telefonları ilgili makam, müdürlük ya da personele aktarmak,
• Yardım talebi ile gelen vatandaşları dinlemek çözüm yolları aramak ve ilgili makam  ya da müdürlükle iletişim kurmak ya da kurmasını sağlamak,
• Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
• Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması,
• Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek.

Yetki ve Sorumluluklar

Özel Kalem Müdürlüğü görev ve hizmetlerinden dolayı doğrudan Belediye Başkanına karşı sorumlu olup;

• Yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
• Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,
• Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,
• Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,
• Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak,
• Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üreterek uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek,
• Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak,
• Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlamak,
• Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
• İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
• Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Özel Kalem Müdürlüğü Yönetim Şeması

Özel Kalem Müdürlüğü Çalışma Esasları Hakkında Yönetmelik