ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Görev Tanımı ve Faaliyet Alanı

  • Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,
  • Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapmak,
  • Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
  • Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,
  • Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak,
  • Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
  • Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
  • Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,
  • Çağrı Merkezine telefon ya da şahsen başvuranların şikâyet ve taleplerini kayda alarak ilgili birimlere iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına bildirmek,
  • Belediye santraline gelen tüm telefonları ilgili makam, müdürlük ya da personele aktarmak,
  • Yardım talebi ile gelen vatandaşları dinlemek çözüm yolları aramak ve ilgili makam  ya da müdürlükle iletişim kurmak ya da kurmasını sağlamak,
  • Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
  • Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması,
  • Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek.

Yetki ve Sorumluluklar

Özel Kalem Müdürlüğü görev ve hizmetlerinden dolayı doğrudan Belediye Başkanına karşı sorumlu olup;
  • Yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
  • Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,
  • Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,
  • Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,
  • Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak,
  • Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üreterek uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek,
  • Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlamak,
  • Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlamak,
  • Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
  • İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,
  • Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Özel Kalem Müdürlüğü Yönetim Şeması

Özel Kalem Müdürlüğü Çalışma Esasları Hakkında Yönetmelik

Bu sayfa 263198 kere görüntülendi.
<< Geri Dön